ホンネのとこ･･

先週木曜日の事。品川にある大きなホテルの会場を借りてお取引先様へ会社
の方針発表会を行いました。

私は今回事務局として参加したのだけれど、実質的に合流したのは7月上旬。
2カ月以上前の話です。因みに今日の話は多面的かつ長いスパンの事だった
ので、ちょっとまとまりがつかなくなるかもしれません。ご了承ください。

わが社がこのような発表会を行うのは創業以来5回目の事だそう。私も参加
した前回は2010年の事。この時は仕切りが拙くて不手際も続出し、取引先
から後日嫌味を言われるぐらいお粗末なもんでした(+_+)

取引先の窓口は我々の部署。第1と第2に分かれていて私の所属は第2の中に
ある一つの課に過ぎません。歴史的に二つの部の部長、管轄する本部長秘書
と広報部のマネジャーの合計4-5人で準備し、当日は本社全体から50-70名が
サポートとして参加する。と言う感じです。

さてそもそも何故私のようなロートルがこんな仕事をする事になったのか？

今年は第1の部長(以降K氏)がリーダー。第2の部長(私の上司で以降M氏)
がサブリーダーとなるはずだったのが、嘘か真かうちのM氏は「忙しいから
できない」と言ったんだと。私は元々上司が大嫌いな上に、K氏と仲が良い
ので「Mがそんな横着な事言ってんだったら俺が手伝ってやるよ」と安請け
合いしちゃったのだ(^_^;)

更に広報部の背景を説明しておくと、最近入社したばかりのHさんは当時
退職するTさんと引継中でした。。Hさんはピントはずれな言動でKさんと
私の中では「こいつはダメだ」と早い段階から見限ってました。

大事な説明会は慣れているTさんメインでやってもらおうとしていたのに、
社長はTさんの退職日を早めるという暴挙にでました。詳しい理由は分かり
ませんが社長は社内外的にこのイベントをHさんのデビュー戦として試した
かったのかもしれません。結局大事なMC役をHさんにやらせる羽目になり、
Tさんは発表会の10日前に居なくなってしまいました。

私は途中合流で事務局入りしたので経緯はよく分かりませんでしたが今回
使うイベント会社は最初から決まっていました。この大手のイベント会社
は本当に使い物にならなくて随分泣かされましたね～。

このイベント会社との交渉とホテルとの交渉が全然進んでおらず又、当初
担当してたHさんがこれまた全然ダメだったので私が交代しました。主な
仕事は交渉事とお土産(後述)準備、当日の受付回りでした。

何よりこの手のイベント屋の業界は値段があってないようなもので、高い
んだか安いんだかさっぱり分かりません。普段は有形のモノの売り買いを
してるので、見積書の項目もそれがどれくらい必要なものなのか、なきゃ
ないでいいもんなのか･･交渉は消去法で削れる所を削っていく方式です。

ホテルについても同じですが、ちょっとややこしかったのは前日使う会場
が夜遅くまで予約が入っていて、お土産や必要備品等の必要なものを搬入
できなかった事。これでかなりの手間を強いられる事になりました。

さて発表会のコンテンツですが、前半は役員によるプレゼンです。これも
少々ややこしいのは登壇者4名中2名がフランス人。当然英語で話しますわ
ね。そうです参加者には同時通訳のレシーバーで日本語訳を聞いてもらう
事になり、業者も別に雇わないといけません。

後半は会場を移動しての会食。途中取引先の方のご挨拶も入ります。勿論
我々「窓口」はご招待客の応対もやります。

事前準備でもう一つ大変だったのは当日のサポート部隊の事。半分くらい
は経験者なのですが、今回はキチンとマニュアルを作って組織的に動いて
もらいたい。このマニュアルは2010年の流れでイベント会社に作らせたの
ですが大失敗。非常に時間的なロスをしたのと、完成度の低いレベルに、
最後は事務局で修正完成させました。

そんなこんなであっという間に時間は過ぎていよいよ忙しくなってきたの
は一週間ぐらい前からです。何とか事前準備は終わりかけてきたのですが、
大仕事は1.サポート部隊への説明会。2.自社製品を使ったおみやげづくり。
3.ホテルへの搬入物準備。でした。

日中は自分の仕事は全くできずに、夜は修正作業が入ります。隙間の時間
と休日を使ってルーティンワークをこなす日々が続きました。埼玉にある
事業所とホテルを何往復した事か･･。

発表会前日は夕方からホテル入り。ここでも同僚のお手伝いがあって漸く
本番を迎える所まで来ました。今回のご招待客は200社の500名、更に香港
からアジア統括のトップが来る事も相談役の某大手商社の伝説的経営者の
方も来られる事もあり絶対に失敗は許されません。緊張状態は続いており、
かなり疲労していましたが「あと1日」と思いつつ眠りにつきました。

当日は7:30にホテルに入り準備開始。9:00から応援者全員のミーティング
を行って12:00から受付開始。順調に進んでいきます。応援者の同僚達が
一生懸命頑張ってくれる姿をみて、誇らしい気持ちと感謝の気持ちで一杯
になりました。

そんな調子だから失敗する所もなく、全てが順調かつスムースに進行して
無事に終了する事ができました(^^)/

最後のお客様をお見送りして会食の会場へ全員集合。社長の挨拶では壇上
にあげてもらい労いの言葉をもらいました。この歳でそんな事されると、
少々気恥ずかしいもんでした（*^_^*）皆んな拍手しながら笑ってくれてた
事が非常に印象的でした。

その後アジア統括のD氏、社長、このブログでよくでてくるX本部長から
感謝のメールをもらいました。外国的な少々盛りすぎな賛辞ではありまし
たが、X本部長のメールの一節(青字の部分)は事実だったと思っています。

以下原文から
Dear colleagues

I wanted to tell you that you can be proud of Yesterday's event.
As I mentioned Dxxxxxx and Txxxxx it was a remarkable team building exercise.
The team looks happy and motivated.
Have a good a relax time during this long week-end and maybe a friendly diner tonight.
From my side I feel proud of course but I realize how much I can count on you.

私が今回やって一番嬉しかったのは、応援してくれた皆が意欲的に且つ楽し
そうにやってくれた事です。そんな気持ちになってくれたのは、少々おこが
ましいけど、リーダーのKさんと私を支持してくれたからではないかと思っ
ています。

普段は別々の部署で、時にはフリクションが発生したり言い争ったりする事
もあるけれど、こういう時は一つのチームとして団結して事にあたる。何か
高校の時の体育祭を思い出しました。当日が終われば明日からまたいつもの
状態に戻ってしまう。疲れてヘトヘトだったけど満足感と少々寂しい気持ち
で、中秋の名月の下を歩いていました。

次にまたこういう機会があったら喜んで引き受けるか？多分ないと思います。
一度だけやるから良いんですこういう事は(^^)

明日はもう一日休みをもらって銀座へ行きます。一人で楽しんでこようっと♪
明後日はささやかながら、退職したTさんも一緒に五反田で打ち上げです。